Vous en avez marre de jongler entre e-mails, dossiers papier et cloud pour retrouver vos documents professionnels ? Arkevia propose un coffre-fort numérique pour centraliser vos papiers importants, mais l’inscription peut sembler obscure au premier abord.
En suivant ce guide, vous activerez votre compte en quelques clics, avec des explications claires sur les prérequis (matricule, code secret) et les pièges à éviter. Découvrez comment ce service, conçu pour les pros comme vous, allie simplicité d’accès et protection maximale, avec une conservation de vos données pendant 50 ans.
Accédez à vos documents 24/7 et conservez le contrôle, même en changeant d’entreprise, pour une gestion documentaire adaptée à vos besoins tech.
Table des matières
Arkevia, c'est quoi au juste ? Votre coffre-fort numérique personnel
Plus qu'un simple cloud, un service d'archivage sécurisé
Arkevia n’est pas un simple espace de stockage en ligne comme Google Drive. C’est un coffre-fort numérique dédié à vos documents administratifs sensibles : bulletins de paie, contrats de travail, diplômes ou pièces d’identité.
Contrairement aux solutions classiques, ce service propose un chiffrement AES-256, une conformité RGPD et un horodatage certifié, garantissant la valeur probante de vos fichiers. Même après votre départ d’une entreprise, vos documents restent accessibles pendant 50 ans.
En plus, un espace de 10 Go est dédié à vos documents personnels, vous permettant de centraliser vos papiers importants en un seul endroit sécurisé. Ce service respecte la norme NF Z42-020, une certification qui garantit l’inaltérabilité des documents archivés, comme le requièrent les obligations légales pour les entreprises.
Comment ça fonctionne concrètement ?
Votre employeur y dépose automatiquement vos bulletins de paie. Vous seul contrôlez l’accès à votre coffre-fort : personne, même votre employeur, ne peut consulter son contenu. Vous y ajoutez aussi vos propres fichiers personnels via une interface intuitive.
Répertoires automatiques, notifications en temps réel et possibilité de partager des documents avec un délai d’expiration facilitent l’organisation. Des fonctionnalités comme la création de catégories personnalisées ou l’export des documents en format PDF/A se rajoutent à cette gestion simplifiée.
En résumé, c’est un espace sécurisé où vos documents restent protégés, traçables et accessibles, combinant sécurité d’un coffre-fort physique et praticité du numérique.
L'inscription sur Arkevia : le guide pas à pas pour activer votre compte
Avant de commencer : les prérequis pour votre inscription
Pour commencer, sachez que MyArkevia est réservé aux professionnels. Votre compte est activé uniquement sur invitation de votre employeur, ce qui garantit que la plateforme reste un espace sécurisé pour les documents RH.
Deux éléments précis vous seront envoyés par votre service des ressources humaines : votre matricule RH, numéro unique lié à votre statut d’employé, et un code secret temporaire à usage unique.
Ces pièces, souvent transmises par courrier ou e-mail interne, permettent de vérifier votre statut professionnel et de protéger vos données sensibles. Sans ces deux informations, le processus ne peut pas être initié.
Les étapes clés de votre première inscription
- Accéder au portail d’activation : Rendez-vous sur le site officiel de MyArkevia et trouvez le bouton « JE M’INSCRIS » en page d’accueil. Ce portail utilise le protocole HTTPS pour chiffrer vos données dès votre première connexion, évitant tout piratage lors de la saisie des identifiants sensibles.
- Saisir les identifiants d’activation : Entrez votre matricule RH (exemple : 123456789) et le code secret temporaire fourni par votre employeur. Ces données, liées à votre contrat de travail, assurent que seul le destinataire autorisé puisse accéder au coffre-fort. Méfiez-vous des e-mails frauduleux : vérifiez toujours l’expéditeur avant de saisir ces informations.
- Créer vos identifiants personnels : Définissez un login (votre e-mail) et un mot de passe solide. Privilégiez une combinaison de 12 caractères minimum, incluant majuscules, minuscules, chiffres et symboles. Pour plus de sécurité, utilisez un gestionnaire de mots de passe comme Bitwarden, qui génère et stocke automatiquement des identifiants complexes.
- Fournir vos coordonnées de contact : Renseignez une adresse e-mail valide et un numéro de téléphone. Ces données servent à la récupération de votre compte en cas d’oubli de mot de passe et à la validation des connexions futures. Le numéro de téléphone peut aussi activer l’authentification à deux facteurs (2FA), renforçant la sécurité de votre espace personnel.
- Valider la création du compte : Cliquez sur le lien de confirmation reçu par e-mail ou entrez le code SMS si requis. Cette double vérification, appelée « double opt-in », garantit que l’adresse e-mail fournie est bien la vôtre et protège contre les créations de compte frauduleuses. Une fois validé, votre coffre-fort numérique est prêt à stocker vos documents RH en toute sécurité.
Inscription pour professionnels et particuliers, y a-t-il une différence ?
MyArkevia est exclusivement réservé aux professionnels. Contrairement aux services grand public, l’accès dépend d’une invitation de votre employeur. Une fois activé, votre compte reste personnel et portable : vous conservez vos documents RH même après un changement d’entreprise.
Ce système assure la continuité de vos archives professionnelles sans interruption de service. Par exemple, vos bulletins de salaire restent accessibles à vie, même après un départ de votre société actuelle.
Cela évite de multiplier les plateformes de stockage et centralise vos archives professionnelles dans un seul endroit sécurisé.
Code secret ou matricule perdu ? La solution avant même de s'inscrire
Vous cherchez à activer votre coffre-fort numérique Arkevia mais vous manquez d’informations essentielles ? Pas de panique, voici des solutions concrètes pour retrouver votre code d’accès avant même de commencer l’inscription.
Où trouver mon code secret Arkevia ?
Avant de penser à un éventuel problème technique, vérifiez ces emplacements où votre code secret a probablement été transmis :
- Dans un e-mail envoyé par votre service RH ou paie, pensez à vérifier votre dossier de courriers indésirables.
- Sur un courrier papier officiel envoyé par votre employeur à votre domicile.
- Parfois mentionné sur votre toute dernière fiche de paie reçue au format papier.
- Dans le dossier ou le livret d’accueil remis lors de votre arrivée dans l’entreprise.
Que faire si vous n'avez rien reçu ou tout perdu ?
Si vos recherches restent infructueuses, sachez que cette situation est plus fréquente qu’on ne le croit. Pour des raisons de confidentialité, Arkevia ne peut pas vous transmettre ces codes d’activation.
Avant de contacter le support Arkevia, assurez-vous d'avoir sollicité votre service RH.
En tant que professionnel, votre employeur agit ici comme votre interlocuteur unique pour l’obtention de ces identifiants. Ceux-ci sont généralement transmis lors de votre intégration ou disponibles sur simple demande à votre responsable RH.
Une fois en possession de ces données, le processus d’inscription devient simple : accédez à l’espace MyArkevia, saisissez ces codes, validez par e-mail ou SMS, et choisissez un mot de passe sécurisé.
Sécurité et pérennité : pourquoi faire confiance à Arkevia ?
Une forteresse numérique pour vos données sensibles
Arkevia protège vos documents RH comme un coffre-fort physique. Le service chiffre vos données avec un protocole AES-256, empêchant tout accès non autorisé.
Conformément au RGPD, vous conservez le contrôle total sur vos informations personnelles : droit d’accès, d’effacement, de rectification ou d’opposition. En cas d’urgence, seul un contact de confiance désigné par vos soins peut récupérer vos documents, évitant toute perte de données critique.
La norme NF Z42-013, référence internationale ISO 14641-1, garantit la valeur légale de vos documents. Ce standard exige des critères de sécurité stricts pour assurer l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des fichiers.
En clair, vos bulletins de paie numériques ont la même validité qu’en version papier, même face à un juge. Cette certification protège vos données contre toute altération, perte accidentelle ou manipulation non autorisée.
Des documents conservés pendant 50 ans, même si vous changez d'employeur
Vos bulletins de paie sont conservés 50 ans et restent accessibles après votre départ, garantissant une traçabilité complète.
Vous conservez vos fichiers RH pendant la moitié d’un siècle, même après un changement de poste. Cette pérennité est cruciale pour prouver vos revenus lors d’un prêt immobilier, préparer votre retraite ou justifier d’ancienneté professionnelle. Votre compte Arkevia suit votre trajectoire professionnelle sans interruption, que vous soyez salarié ou indépendant.
Les données restent accessibles 24/7 depuis n’importe quel appareil connecté. Cette disponibilité permanente évite les situations embarrassantes où vous avez besoin d’un document ancien mais que vos archives physiques sont détruites ou introuvables.
Pas de risque non plus de perdre vos fichiers en cas de déménagement ou de changement d’employeur. La désignation d’un contact de confiance permet une transmission facile de vos documents RH.
Le coffre-fort inclut aussi un espace gratuit pour stocker vos papiers personnels (pièces d’identité, diplômes). L’interface intuitive avec filtres et classement par année facilite la gestion de vos documents, même avec plusieurs années d’ancienneté. Cette organisation est idéale pour un passionné de tech comme vous, qui jongle entre projets pro et vie perso.
Gérer votre espace Arkevia au quotidien : les fonctionnalités clés
Arkevia dépasse le stockage de bulletins de paie. C’est un espace pour centraliser vos documents pro et perso, comme un Notion dédié à vos archives. Voyons comment les organiser, partager et sécuriser.
Au-delà des bulletins de paie
Ajoutez vos documents dans Arkevia : diplômes, contrats, factures. L’interface permet de créer des dossiers, d’ajouter des tags et de classer par date.
Contrairement à une armoire, Arkevia conserve vos documents jusqu’à 50 ans, même en changeant d’employeur. Sa recherche intégrée vous évite de chercher « la facture de 2022 » : mot-clé = document retrouvé.
Partager et exporter en toute sécurité
Arkevia propose un partage sécurisé : envoyez un lien à durée limitée à votre banquier ou à l’administration fiscale, sans risquer de les exposer par email. Vous fixez la durée d’accès, comme un coffre-fort ouvrable uniquement aux personnes autorisées.
L’export reste possible à tout moment. Cette flexibilité s’ajoute à des cryptages avancés, avec stockage en France sur des serveurs certifiés ISO/IEC 27001.
| Les avantages d’Arkevia en un coup d’oeil | |
|---|---|
| Pour le salarié | Pour l’entreprise |
| Accès 24/7 et centralisé à tous vos documents importants. | Gain de temps et réduction des coûts d’impression et d’envoi. |
| Conservation sécurisée et à vie (jusqu’à 50 ans) de vos documents, même en changeant d’employeur. | Conformité légale (RGPD, valeur probante) et traçabilité des envois. |
| Réduction du papier et geste pour l’environnement. | Modernisation de l’image de l’entreprise et amélioration de l’expérience employé. |
| Partage facile et sécurisé pour vos démarches administratives. | Automatisation des processus RH liés à la paie. |
Et après ? Gérer son compte et résoudre les problèmes courants
J'ai oublié mon mot de passe (le vrai cette fois !) : comment faire ?
Pas de panique. Accédez à la page de connexion MyArkevia, repérez le lien « Mot de passe oublié ? » et cliquez dessus. Entrez l’adresse e-mail utilisée lors de l’inscription, puis suivez les indications reçues par e-mail. Ce processus sécurisé garantit que seul le propriétaire du compte puisse récupérer l’accès.
Si vous avez oublié à la fois votre mot de passe et votre identifiant, contactez directement le support technique via . Une assistance rapide sera déclenchée pour vérifier votre identité et réinitialiser vos identifiants sans compromettre la sécurité de vos données.
Garder le contrôle sur votre espace personnel
Une fois connecté, vous pouvez ajuster vos paramètres à tout moment. En cas de changement d’adresse e-mail ou de numéro de téléphone, dirigez-vous vers les options « Mon compte » pour mettre à jour vos coordonnées. Ces modifications prennent effet immédiatement, assurant une communication fluide avec les services associés.
MyArkevia met l’accent sur l’autonomie de l’utilisateur. Que vous soyez professionnel ou particulier, chaque action reste sous votre contrôle. Aucune modification sensible ne s’effectue sans votre validation, garantissant un coffre-fort numérique aussi sécurisé qu’intuitif pour vos documents vitaux.
Arkevia transcende le stockage cloud : coffre-fort numérique sécurisé, il préserve vos documents clés, comme les bulletins de paie, jusqu’à 50 ans. RGPD et chiffrement garantissent votre seul contrôle. Portable et fiable, il accompagne chaque étape de votre carrière, sans compromis sur la sécurité.
FAQ
Comment s'inscrire sur Arkevia ?
Pour créer votre compte Arkevia, commencez par recevoir un matricule RH et un code secret de votre service des ressources humaines. Rendez-vous ensuite sur le site officiel, cliquez sur « Première connexion », entrez ces deux informations, puis définissez un mot de passe personnel. Validez votre adresse e-mail via un lien reçu par courrier électronique. Une fois ces étapes franchies, votre coffre-fort numérique est prêt à accueillir vos documents professionnels comme vos bulletins de paie.
Où trouver le code secret Arkevia ?
Votre code secret est généralement fourni par votre employeur. Vérifiez d’abord les e-mails envoyés par le service RH, y compris le dossier de courrier indésirable. Il peut aussi être inscrit sur une lettre officielle reçue par voie postale, mentionné dans votre fiche de paie papier, ou inclut dans le livret d’accueil de votre entreprise. Si vous ne le trouvez pas, contactez directement votre service RH, car Arkevia ne peut vous le transmettre pour des raisons de sécurité.
Comment se connecter sur Arkevia ?
Après l’activation de votre compte, connectez-vous via le site en saisissant l’adresse e-mail choisie lors de l’inscription et votre mot de passe. Si vous avez oublié ce dernier, utilisez l’option « Mot de passe oublié ? » pour le réinitialiser via un lien envoyé à votre e-mail enregistré. Notez que cette démarche ne s’applique qu’au mot de passe, pas au code secret initial qui reste à demander à votre employeur en cas de perte.
C'est quoi MyArkevia ?
MyArkevia est un coffre-fort numérique dédié aux professionnels, permettant de stocker des documents officiels comme les bulletins de paie, contrats de travail ou autres pièces RH. Contrairement à un stockage cloud classique, il garantit une sécurité renforcée avec un chiffrement des données et une conformité RGPD. Vos documents y sont conservés pendant 50 ans, indépendamment de vos changements d’employeur, et restent accessibles 24h/24.
Comment accéder à mon coffre-fort numérique ?
L’accès se fait en quelques clics : rendez-vous sur la plateforme Arkevia, identifiez-vous avec votre e-mail et mot de passe, puis consultez vos documents stockés. En cas de changement de coordonnées, mettez à jour vos informations depuis les paramètres de votre compte. Ce coffre reste entièrement personnel, et votre employeur ne peut y accéder une fois les documents déposés.
Quels sont les avis sur MyArkevia ?
Les retours soulignent souvent la simplicité d’utilisation et la sécurité des données, des critères cruciaux pour les professionnels comme Antoine. Les utilisateurs apprécieront aussi la pérennité des documents (jusqu’à 50 ans) et la possibilité de les partager facilement avec des tiers via des liens sécurisés. Pour un mordu de tech, c’est un outil aligné avec les attentes modernes en matière de digitalisation et de conformité légale.
C'est quoi mon code à 6 chiffres ?
Votre code à 6 chiffres est le code secret initial transmis par votre employeur pour activer votre compte. Il ne s’agit pas de votre mot de passe personnel, mais d’une clé temporaire nécessaire à la première connexion. Contrairement au mot de passe, il ne peut être réinitialisé via l’interface Arkevia : en cas de perte, seul votre service RH peut vous le renvoyer.
Comment joindre Arkevia ?
Pour des questions techniques ou des blocages lors de l’inscription, consultez d’abord le contact indiqué sur la page de connexion d’Arkevia. Si le problème persiste, envoyez un e-mail au support dédié ou sollicitez votre service RH pour les questions liées au code d’activation. Le service client Arkevia reste généralement réactif pour les utilisateurs professionnels.
C'est quoi le code secret ?
Le code secret est une clé d’activation à 6 chiffres fournie par votre entreprise lors de votre embauche. Il permet d’activer votre compte Arkevia lors de la première utilisation. Ce code est temporaire, car il est remplacé par votre mot de passe personnel après l’étape d’inscription. En cas d’oubli, contactez votre service RH, car Arkevia ne peut vous le communiquer directement pour des raisons de confidentialité.
